I oktober 2011 lanserte konsernet sitt første integritetsprogram. Integritetsprogrammet skal bidra til å styrke konsernets standard for etikk og integritet. Det består av flere verktøy som har til hensikt å gi ansatte og utvalgte samarbeidspartnere råd og veiledning knyttet til;
• anti-korrupsjon
• lovlig konkurranseadferd
• sosial dumping
• informasjonssikkerhet
Verktøyene er utarbeidet for å gjøre det enklere for medarbeidere i konsernet å leve opp til de krav og forventninger som stilles til hver enkelt. De består blant annet av etiske retningslinjer, en integritetshåndbok, e-læringsprogram, et skreddersydd opplæringsprogram og et varslingsinstitutt for medarbeidere
Etiske retningslinjer
Hele integritetsprogrammet hviler på konsernets etiske retningslinjer som ble vedtatt i 2006. I 2012 er Konsernets etiske retningslinjer, på henholdsvis norsk, svensk eller engelsk, igjen distribuert til alle ansatte i konsernet gjennom Post & Bringavisen og Bringnews.
Integritetshåndboken
Håndboken bygger på de etiske retningslinjene, men går mer i detalj innenfor de temaer som konsernet har valgt å fokusere på i integritetsprogrammet; anti- korrupsjon, sosial dumping, informasjonssikkerhet og lovlig konkurranseadferd. Alle ansatte i konsernet har mottatt et eksemplar av håndboken på henholdsvis norsk, svensk eller engelsk gjennom Post & Bringavisen og Bringnews.
E-læringsprogrammet om integritet
Med utgangspunkt i de etiske retningslinjene og integritetshåndboken er det utarbeidet et e-læringsprogram om integritet. Det tar utgangspunkt i ulike integritetsdilemmaer konsernets medarbeidere kan møte. Målgruppen for e-læringsprogrammet er de av konsernets ansatte som anses mest utsatt for å oppleve typiske risikosituasjoner som omtales i integritetsprogrammet (primærmålgruppen). I 2012 har ca. 2280 medarbeidere gjennomført programmet. Dette tilsvarer ca. 11 % av antallet medarbeidere totalt i konsernet og ca. 44 % av primærmålgruppen. [GRI S03 – delvis rapportering].
Spesialtilpasset opplæring
E-læring er ikke tilstrekkelig som eneste opplæringsverktøy. Ledere, staber, salgs- og markedsressurser samt andre som skal fungere som ressurspersoner når det oppstår problemstillinger i forhold til integritet, må ha utvidet opplæring. Det er derfor utarbeidet et kurs som blir skreddersydd for den konkrete målgruppen, gjennom “klasseromsundervisning”. Kursene tar utgangspunkt i e-læringsprogrammet, men går mer i detalj og har fokus på å diskutere relevante dilemmasituasjoner. I 2012 har ca. 700 personer deltatt på slik opplæring. (GRI S03 – delvis rapportering).
Varslingsinstituttet
Konsernets standard for etikk og integritet er nedfelt i konsernets etiske retningslinjer og integritetshåndboken. Om medarbeidere opplever, oppdager eller har mistanke om uakseptable forhold, oppfordres de til å melde fra til nærmeste leder.
Dersom det ikke er mulig eller føles vanskelig å si fra til nærmeste leder, har konsernet et eget varslingsinstitutt. Varslingsinstituttet ble etablert i 2006. Gjennom implementeringen av integritetsprogrammet ble det i 2012 belyst og tydeliggjort at dette er en felles varslingskanal som alle konsernets ansatte kan benytte uavhengig av hvilket land og selskap de arbeider for.
Instituttet vektlegger at det skal være enkelt å varsle og kan nås både via epost, telefon og post. Kontaktdetaljene ble distribuert i 2011 og i 2012 gjennom integritetshåndboken og ligger også tilgjengelig på konsernets intranett. (GRI HR 11)
I tillegg arbeides det løpende med å sikre forsvarlig saksbehandling både knyttet til varsleren og til den eller det som det varsles om. Det er utarbeidet rutiner for oppfølgning av alle saker for å sikre at varsleren ikke blir utsatt for negativ adferd i etterkant.
I 2012 mottok Varslingsinstituttet ni varsler som ble undersøkt og vurdert. Ingen av disse sakene gjaldt påstand om brudd på regelen om korrupsjon. (GRI SO 4)
Konsernets Varslingsinstitutt rapporterer halvårlig til revisjonsutvalget i Posten Norge AS. Rapporten oppsummerer antall og type varsler, samt hva utfallet av varslene er. Videre blir det rapportert om hvilke tiltak og aktiviteter som Varslingsinstituttet har satt i gang og gjennomført i løpet av halvåret.
Planer og hovedmål for 2013
Hovedfokus for 2013 vil være å avslutte implementeringen av integritetsprogrammet i forhold til konsernets egne medarbeidere. Særlig gjenstår det å fullføre spesialtilpasset opplæring for de bestemte gruppene som ikke fikk gjennomført slik opplæring i 2012.
Kontroll og etterlevelse
Ett annet viktig fokusområde i 2013 er å introdusere tiltak og kontrollmekanismer for å sikre at integritetsstandarden etterleves og oppfylles i konsernet. Dette er dels tenkt gjennomført ved hjelp av egenrapportering fra ledere i konsernet, samt gjennom sentrale kontrolltiltak.
Fokus på samarbeidspartnere
En viktig del av integritetsprogrammet er å sikre at vi har tilstrekkelig kunnskap om integritetsstandarden til våre samarbeidspartnere. Konsernet har utarbeidet tydelige kriterier for når det skal utføres integritetsgjennomganger (integrity due diligence) av selskaper før en avtale blir inngått. I 2013 vil det bli prioritert å utføre slike gjennomganger av de partnerne som blir ansett å representere størst risiko for konsernet.
Leverandørstyring
Konsernet stiller minimumskrav til leverandører slik de står beskrevet i dokumentet “Etisk standard for leverandører”.
I 2012 har over 46 prosent av leverandørene med eksisterende rammeavtale blitt fulgt opp i forhold til etterlevelse av de etiske standardene. (GRI HR 5)
Konsernet har i 2012 installert et IT-system for leverandørstyring av samfunnsansvar. Det har blitt gjennomført piloter for testing og tilpasning av IT-systemet i Bring Cargo East, Bring Cargo Offshore&Energy og Konsernstab Innkjøp i Posten Norge AS. Konsernledelsen vedtok i desember implementering av program for leverandørstyring i hele Konsernet. Hovedprioritet skal være betydelige leverandører, samt høy-risiko leverandører innen kjernevirksomheten.
I 2013 vil Konsernet fortsette lederforankring av leverandørstyring i datterselskaper og etablere nettverk av koordinatorer som skal følge opp leverandører i sin virksomhet.
Konsernet skal videreutvikle sin posisjon blant de beste innen post -og logistikk bransjer i Norden på leverandørstyring av samfunnsansvar.