Meny (første nivå) og søk

Forsiden Om oss Innovasjon Rutebok i digital drakt

Rutebok i digital drakt

Posten og Bring sparer 13 millioner papirark årlig ved å gjøre postbudenes rutebok digital. Nyvinningen er unik i bransjen, og utviklet i samarbeid med budene selv.

Publiseringsdato: Forfatter:

Artikkeltekst

– Med ny digital rutebok effektiviserer vi postbudenes arbeid, sikrer rask oppdatering og ajourhold av postrutene og minimerer dermed feil og bedrer kvaliteten for våre kunder, sier konsernsjef Dag Mejdell.

I fjor ble den tradisjonelle ruteboken, et av postbudenes viktigste arbeidsverktøy, grundig oppdatert. Det som tidligere var en fysisk papirbunke med daglige oppdateringer ble erstattet av en smarttelefon, med ruteboken som en egen app. Nyvinningen har redusert budenes papirarbeid og tidsbruk til administrative oppgaver, og har bedret både adresse- og leveringskvalitet. Og ikke minst – den har fjernet behovet for print av 13 millioner A4-ark i året.

I egen klasse

Den digitale ruteboken er unik i bransjen, og Posten Norge er det første og eneste postselskapet med en slik bedriftsintern app. Den regnes også blant de største norske bedriftsinterne app-satsingene. I 2015 ble den hedret med Merket for god design, i kategorien Interaksjonsdesign.

– Konsern IT hadde noen visjoner om utnyttelse av mobil teknologi samtidig som forretning hadde et konkret behov.

Løsningen er utviklet og realisert i tettsamarbeid mellom forretning og konsern IT, og dette samarbeidet har gitt en løsning som er skreddersydd behovet samtidig som det er bygget en moderne, kostnadseffektiv og framtidsrettet mobil plattform som gir mange muligheter også framover. Posten opplever at brevvolumene synker og må fokusere på kontinuerlig effektivisering gjennom industrialisering.  

- Digitalisering av informasjonsflyt og prosesser er således viktig, sier IT-direktør Morten Stødle.
I følge ham er Postens distribusjonsstruktur i endring, og postbud bruker stadig mer av arbeidsdagen ute på rute. Det har skapt behov for en kommunikasjonsplattform mellom bud og leder.

Postbudene var viktige i utviklingen

Forretning og Konsernets IT-avdeling startet dermed med å utvikle den digitale rutebokløsningen. For å sørge for at den ble skreddersydd etter budenes behov, har de bidratt i utviklingen helt fra tegnebrettstadiet.

– De har vært med i prosjektet fra dag én – fra idéfasen og frem til opplæring. Ved å involvere dem i alle prosjektets faser har vi oppnådd bred forankring, kontinuerlig utsjekk av behov mot løsning og muliggjort at vi i større grad skulle treffe blink, sier Stødle.

Budene har definert krav til løsningen for å få systemstøtten de trenger og har deltatt på workshops med utviklere for å påvirke interaksjonsdesign og grafisk uttrykk. De har også bidratt med testing. 

– Dette har vært avgjørende for å gi postbudene en løsning som fungerer for dem, og vi ser verdien av det ved at løsningen har blitt godt tatt imot. Vi har lyktes i å få en brukervennlig løsning, noe vi ser ved at de fleste brukerne lærer seg løsningen kjapt og opplever den som intuitiv.

Rutebok i digtal drakt.

Storfornøyde

Appen skal tas i bruk på alle Postens omtrent 4000 postruter. I sommer var budene på Kolvereid blant de som fikk prøvekjøre rutebok på mobilen.

– Nesten ingen av postbudene hadde smarttelefon fra før, men de fleste taklet det utrolig fort. Noen begynte å bruke løsningen allerede to dager etter opplæring, og sier at det er en utrolig brukervennlig tjeneste, sier Ingvar Hansen, distribusjonsleder hos Ytre Namdal distribusjon.

Han sier at hans ansatte var positive til prosjektet fra dag én, og at det blir en enklere hverdag ved å gå fra papirbasert til digital rutebok.

– Det gikk raskt å laste ned rutene og å finne ut av hvordan ting skulle gjøres. Budene har også tatt bilder av stopp og kassestativ på ruta, som er smart med tanke på opplæring. De fleste mener dette er artig, og det virker som om det er lettere å holde kvaliteten oppe nå enn da vi brukte papir.