Arbeidsmiljø

Langsiktig og systematisk HMS-arbeid over tid har gitt resultater. 2012 ble konsernets beste innen HMS.

Arbeidsmiljø
  • Beste HMS-år i konsernets historie

    Helsefremmende arbeid lønner seg. Siden 2006 har sykefraværet i konsernet gått fra 9,2 % til 6,9 %.

    Et helsefremmende arbeidsmiljø hvor ingen blir skadet eller syk som følge av arbeidet, er et strategisk mål for Posten. Langsiktig og systematisk HMS-arbeid over tid har gitt resultater. Skreddersydde tiltak og nyutvikling har bidratt sterkt til den positive resultatutviklingen.

    Flere på jobb

    430 flere medarbeidere er på jobb i dag sammenlignet med 2006. Dette gir konsernet en årlig besparelse på 60 millioner kroner. Samtidig er antallet alvorlige fraværsskader vesentlig redusert. Den positive trenden for sykefravær i 2011 fortsatte i 2012. Det totale sykefraværet for konsernet var 0,2 prosentpoeng lavere i 2012 enn i 2011. Målet om 6,9 % sykefravær ble nådd.

    Helsefremmende program

    Oppstart av ulike piloter i 2012 dannet grunnlaget for utviklingen av et omfattende helsefremmende program. Dette programmet har en unik tilnærming til arbeid, ved å legge til rette for en god livsstil i et godt arbeidsmiljø. Formålet er å påvirke faktorene som fremmer helse både i forhold til den enkeltes livsstil og de psykososiale forholdene på arbeidsplassen. Dette reduserer sykefravær, samt øker engasjement og trivsel. HMS-satsingen gir også en forretningsmessig fordel gjennom økt produktivitet og lønnsomhet.

    Innenfor rammene til det helsefremmende programmet tilbys livsstilkartlegging til medarbeidere for å gi kunnskap og motivasjon til å kunne ta ansvar for egen helse. I 2012 har ca. 550 medarbeidere fått kartlagt egen livsstil, laget individuelle handlingsplaner, i tillegg til planer og tiltak på gruppenivå. Som støtte til leder i arbeidet med å skape et helsefremmende miljø er det etablert en ordning med helseinspiratører, som skal fungere som pådrivere i det lokale helsearbeidet. Konsernets kommunikasjonskanaler er benyttet for å øke helsekompetansen blant ledere og medarbeidere.

    Det handler også om å ta samfunnsansvar og kunne tilføre kunnskap til andre arbeidsplasser i offentlig og privat sektor om hvordan man kan jobbe helsefremmende.

    I 2012 var helsefremmende arbeid tema i den obligatoriske lederopplæringen om HMS og på den årlige HMS-konferansen.

    I tillegg er verktøy, metoder og systematikk implementert i organisasjonen etter hvert som pilotering og evaluering er gjennomført.

    Flere verneombud

    Det er i løpet av året gjort endringer i omfanget av tre-partsamarbeidet for HMS (deltakere er leder, tillitsvalgt og verneombud) i Posten Norge AS. Endringen består i hovedsak av at antall verneområder er utvidet fra ca. 200 til ca. 370. Dette er gjennomført for å sikre at HMS–arbeidet blir ivaretatt så nært arbeidsplassene som mulig. Gevinsten er blant annet mer regelmessige møter og at HMS diskuteres i tilknytning til daglig drift. Tre-partsamarbeid er etablert på divisjons- og regionsnivå i tillegg til at det er lokale samhandlingsgrupper i de geografiske verneområdene. Alle verneombud har gjennomgått eller er påmeldt pliktig grunnopplæring. I tillegg er spilleregler, ansvar og rollefordeling etablert og implementert i organisasjonen.

    96,1 % av de fast ansatte i konsernet er ansatt i deler av virksomheten som har formelle helse- og sikkerhetskomiteer. Komiteene bistår med rådgivning i tillegg til å overvåke tiltak som fremmer helse og sikkerhet. (GRI LA 6)

    Det nytter

    I 2006 tok konsernet i bruk “Det nytter metodikken”. Metodikken er konsernets systematiske tilnærming for å få medarbeidere med gjentagende fravær over tid, tilbake i jobb. Metodikken er kontinuerlig videreutviklet og har også i 2012 hatt god effekt. Medarbeidere med fravær på 24 dager eller mer de siste tre årene, har vært en prioritert gruppe i dette arbeidet. Denne gruppen ble redusert med 28 % i 2012. (GRI LA 8)

    Med bakgrunn i IA-avtalen mellom Posten og NAV for perioden 2010 – 2013 har konsernet i løpet av 2012 arbeidet videre med regionale IA-handlingsplaner. Det er i tillegg opprettet mer koordinerte samarbeidsstrukturer hos både Posten og NAV. Det arbeides med å oppnå “like og forutsigbare tjenester fra NAV i hele landet”, noe som har vært en del av intensjonen med Postens samarbeidsavtale med NAV. (GRI LA 9)

    Det legemeldte sykefraværet er nå historisk lavt med 6,9 %. Det er trolig flere årsaker til nedgangen. Systematisk og langsiktig oppfølging gjennom Postmodellen har gitt resultater. Økt bruk av gradert sykmelding i tillegg til endrede rutiner som innebærer tidligere kontakt for oppfølging mellom arbeidsgiver, lege, bedriftshelsetjenesten og medarbeider for tilrettelegging etter arbeidsevne.

    Langsiktig arbeid med jobbsikkerhet

    Konsernets langsiktige og systematiske arbeid med jobbsikkerhet har bidratt til en robust plattform med verktøy, systemer og kompetanse. Konsernet jobber blant annet med sikkerhetsrevisjoner av driftsenheter, gransking av alle ulykker, rapportering av nestenulykker/uønskede hendelser og sikkerhetssamtaler mellom ledere og medarbeidere.

    I tillegg iverksettes det målrettede tiltakskampanjer innenfor de mest utsatte områdene som for eksempel fall på glattisen, truckulykker og klemskader.

    Med utgangspunkt i lovverk og forskrifter i de skandinaviske landene er det i 2012 utarbeidet en sikkerhetsstandard innen HMS for alle Bring-terminaler og frysehus. Standarden består av 81 kontrollpunkter som omfatter alt fra sikring av bygg og gods til de viktigste områdene for å skape et sikkert arbeidsmiljø. Det er i løpet av høsten 2012 gjennomført åtte revisjoner i henhold til den nye standarden. Parallelt med de utførte revisjonene, har 66 terminalledere i Bring gjort en egenevaluering av kontrollpunktene som sikkerhetsstandarden inneholder. Det er besluttet at standarden og det tilhørende revisjonsverktøyet skal tas i bruk i hele konsernet og inkludere transport og postdistribusjon. Når dette et klart i løpet av 2013, vil de opprinnelige revisjonsmetodene utgå. I løpet av de tre siste årene er det i Posten Norge gjennomført 51 revisjoner i henhold til tidligere revisjonsmetodikk, og resultatet fra revisjonene har gradvis bedret seg.

    I 2012 er det gjennomført 77 granskinger av hendelser der ansatte har skadet seg. Det betyr at over fire av ti fraværsskader blir gransket. Rapportene blir anonymisert og gjøres tilgjengelig på intranettet.

    Fraværsskader

    Fra 1. januar 2012 ble definisjonen av skader endret for å tilpasses til standard i Norsk industri. En effekt av dette er bedre fokus på de alvorligste skadetilfellene ved at det nå bare er fraværsskader som krever medisinsk behandling som inngår i H1-verdien, mens alle øvrige personskader registreres som H2-skader.

    Definisjonsendringen gjør at H1-verdi i 2012 ikke kan sammenlignes med H-verdi i de foregående år. Uavhengig av definisjonsendringen har det imidlertid vært en halvering i antall fraværsskader fra 357 i 2011 til 166 i 2012.

    H1-verdien for konsernet ble 5,3. Målet for 2012 var 8,5. (GRI LA 7)

    Det ble gjennomført en sikkerhetskampanje sommeren 2012. Til tross for at ikke alle enhetene var helt skadefri, markerte flere store enheter og mer enn 600 mindre enheter seg som skadefrie for andre år på rad. Antall fraværsskader totalt ble vesentlig redusert.

    Leder- og teamutvikling

    Konsernet har i mange år jobbet systematisk med utvikling av sine ledere. Ett av tiltakene som har gått over flere år, er obligatorisk kompetanseheving for alle ledere gjennom en årlig tre timers HMS-opplæring. I 2012 var hovedtema helsefremmende arbeidsplass. Vel 100 ledere fikk også opplæring i helsefremmende arbeid gjennom konsernsjefens årlige HMS-konferanse. På konferansen tildeles konsernsjefens HMS-pris til en enhet som har utmerket seg med systematisk og godt HMS-arbeid i løpet av året.

    I 2012 ble også gruppeutviklingsmetoden GDQ (Group Development Questionnaire) tatt i bruk. Dette er et verktøy for å måle og utvikle arbeids- og ledergrupper. Ved hjelp av et spørreskjema måles medarbeidernes og lederens oppfatning av hvordan gruppen fungerer på et gitt tidspunkt. Resultatene sier blant annet noe om hvor produktiv og effektiv gruppen er, hva den er god på, hva som hindrer gruppen fra å bli bedre, hva som bør forbedres, og hvilke spørsmål gruppen bør fokusere på for å øke sin produktivitet, trivsel og bli mer helsefremmende.

    Attraktiv arbeidsplass

    Ett av konsernets hovedmål er å være en attraktiv arbeidsplass. Fordelt på 15 land var det per 31.12.2012, 20 646 fast ansatte medarbeidere i konsernet. Konsernet har også midlertidig ansatte, blant annet tilkallingsvikarer, som jobber i perioder etter behov. 80,2 % av de fast ansatte jobber i Norge. Medarbeiderne i de øvrige 14 landene er primært lokalt ansatte. Årsaken til dette er at konsernet har ekspandert ved oppkjøp av lokalt etablerte selskaper. (GRI EC 7) Konsernet har vedtatt, men ikke fullt ut implementert, handlingsregler som vil være styrende for sentrale aspekter av lokale ansettelser, når det gjelder rekrutteringsprosesser, likestilling, ikke-diskriminering og konsernintern mobilitet.

    I 2012 var 37,9 % av alle konsernets faste ansatte kvinner. 30,5 % av konsernets ledere var kvinner. (GRI LA 1)

    Konsernet har god oversikt over lønnsnivå innenfor forskjellige stillingskategorier, i de forskjellige landene virksomheten opererer i, samt forholdet mellom menn og kvinners lønn i konsernet. Det opereres ikke med minstelønn i nordiske land. Lønnsnivået og begynnerlønn er regulert i partsforholdet mellom tillitsvalgte og arbeidsgiver. Det er ikke påvist kjønnsbetingede forskjeller i lønnsnivå mellom kvinner og menn i konsernet. (GRI EC 5 og LA 14)

    I 2012 ble det ansatt 1551 medarbeidere i konsernet i fast stilling, hvorav 1 176 av disse ble ansatt i Norge. Totalt sett hadde konsernet en turnover på 10,2 % i 2012. I Norge var det en turnover på 9,5 %. For konsernet totalt er turnover blant kvinner 0,4 % høyere enn blant menn. Det er høyere turnover blant medarbeidere under 30 år, enn medarbeidere fra 31 år og oppover. (GRI LA 2) 96 % av medarbeiderne som tok foreldrepermisjon i morselskapet, returnerte til arbeidet etter endt permisjon. Det var flere menn enn kvinner som returnerte etter endt permisjon. (GRI LA 15)

    Den årlige Organisasjonsundersøkelsen ble i 2011 oppdatert i nytt format. Resultatet fra undersøkelsen i 2012 viser at konsernet har et stabilt og godt arbeidsmiljø med en økende medarbeidertilfredshet. Konsernet oppnådde en totalscore på 78, noe som er et poeng bedre enn i 2011.

    I alt svarte 90 % av medarbeiderne på organisasjonsundersøkelsen. 85 % av disse rapporterer om gjennomført medarbeidersamtale med sin nærmeste leder, og 85 % oppgir at de var fornøyd med kvaliteten på medarbeidersamtalen. (GRI LA 12)

    Regulert arbeidsliv

    Et konstruktivt og profesjonelt samarbeid med de tillitsvalgte er et premiss for en god utvikling av lønns- og personalpolitikken. I konsernet jobber 96,6 % av de ansatte i selskap hvor det er etablert én eller flere tariffavtaler. (GRI LA4)

    Som ledd i arbeidet med å legge til rette for et velfungerende samarbeid, er det i de norske selskapene gjort nødvendige rolleavklaringer og gjennomført opplæring av arbeidsgiver- og arbeidstakerpartene basert på samhandlingsreglene i aktuelle Hovedavtaler. Lederopplæring om dette tema formidles nå også gjennom nettbaserte opplærings- og informasjonsmoduler.

    Kartleggingen viser at ingen selskap har avvist framsatte krav om tariffavtaler. (GRI HR 5) 1 2012 er det gjennomført forhandlinger med tillitsvalgte i konsernet og det er inngått avtale om et Europeisk samarbeidsutvalg (ESU). Det er også gjennomført nytt valg av ansattrepresentanter til konsernets styre.

    Pensjonsrådgivning i egen regi

    Medarbeidere i Posten Norge AS har pensjons- og personalforsikringsordninger i DNB Livsforsikring. Selskapet er også tilknyttet Fellesordningen for AFP. De norske datterselskapene har lignende pensjons- og personalforsikringsordninger.

    Posten Norge AS har en intern rådgivningsenhet for pensjon. Selskapets medarbeidere får dermed tilbud om individuell pensjonsrådgivning i forkant av at de fyller 62 år. I løpet av 2012 ble det gjennomført 513 slike individuelle rådgivninger. (LA 11) Rådgivningsfunksjonen vurderes utvidet til norske datterselskaper.

    Tiltaket skal sikre at den enkeltes beslutning om pensjoneringstidspunkt og pensjonsuttak blir gjort ut fra riktig informasjonsgrunnlag. I Norge ble det fra 1. januar 2011 gjennomført en pensjonsreform som blant annet åpner for fleksibelt pensjonsuttak. Det ses nå en tendens til at flere medarbeidere i gruppen 62 år fortsetter i arbeid.

    Leder- og teamutvikling

    Konsernet har i mange år jobbet systematisk med utvikling av sine ledere.

    I 2012 har 174 ledere fullført et lederprogram i konsernets regi. 11 ledere har deltatt på topplederprogrammet, 61 ledere har deltatt på Mellomlederprogrammet, og 92 ledere har deltatt på førstelinjelederprogrammet “Tryggere som leder”.

    I 2010 lanserte konsernet programmet “lederspirer”. Formålet var å rekruttere flere førstelinjeledere blant egne medarbeidere. Programmet gjennomføres ved behov i aktuelle regioner. Region Sør/vest gjennomførte Lederspirer for annen gang vår 2012 med 10 deltakere.

    I 2011 utviklet konsernet et nytt lederprogram for toppledere. Programmet skal bidra til å videreutvikle et lederskap hos deltakerne som understøtter strategien om å bli et integrert, nordisk og industrielt konsern. Det første kullet på 11 deltakere gjennomfører kurset i løpet av 2012.

    Konsernet har i flere år satset på obligatorisk kompetanseheving for alle ledere gjennom en årlig tre timers HMS-opplæring. I 2012 var hovedtema helsefremmende arbeidsplass.

    Konsernet har også bistått i utvikling av ledergrupper og team i alle divisjoner i 2012.

    Utvikling av talenter

    I 2012 har konsernet arbeidet videre med utvikling av “Leder Review” og Talentprogrammet.

    I “Leader Review” vurderes alle topp- og mellomledere i konsernet gjennom en systematisk evaluering. I tillegg kartlegges ambisjon og vilje til organisatorisk og geografisk mobilitet. (GRI EC 7)

    I 2012 gjennomførte konsernet Talentprogrammet for 14 mellomledere. Målet var å stimulere til mobilitet på tvers av divisjoner, synliggjøre ledertalenter og motivere for karriere i konsernet.

    Konsernets to-årlige traineeprogram ble videreført for 13. år på rad. Etter en grundig evalueringsprosess hvor også lederpotensial vurderes, ble det rekruttert syv konserntraineer i 2012. Fortsatt forsterket profilering mot svenske høyskoler har resultert i svært mange gode svenske søkere. Nytt dette året var forsterket profilering av programmet mot svenske høyskoler. Det ble også gjennomført Summer Internship med fire sommertraineer samt BI internship med 3 traineer.

    Viktige kompetansetiltak

    Konsernet har en egen læringsportal, Posten og Bring Akademiet, som er et tilbud til alle konsernets medarbeidere. Akademiet tilbyr alt fra spesielt tilrettelagt e-læring til standard kurs i samarbeid med eksterne leverandører.

    Som et supplement til de øvrige kompetansetiltakene, tilbyr konsernet en stipendordning. Ordningen skal bidra til å motivere ansatte til å fordype seg i et valgt fagområde gjennom styrket formalkompetanse. I 2012 ble det gjennomført to søknadsprosesser. Konsernet mottok 104 søknader og 44 ble tildelt stipend. Totalt antall søkere i perioden 2009 – 2012 er 280 søknader og av i disse søknadene er totalt 162 stipend er innvilget. (GRI LA11) Gjennom samarbeid med Kunnskapsdepartementet og etaten VOX, har 75 medarbeidere i konsernet i Norge gjennomført et 100 timers kurs med fokus på basiskompetanse som lesing, skriving og data. Satsingen på økt basiskompetanse er et viktig virkemiddel for å fremme integrering av medarbeidere med innvandrerbakgrunn. 51 prosent av kursdeltakerne i 2012 har minoritetsspråklig bakgrunn. (GRI LA 10 og LA 11)

    Konsernet fortsetter sin satsing på fagbrev gjennom å legge til rette for praksiskandidater og ta inn lærlinger.

    Ambisiøst mangfoldsmål

    I 2012 hadde 11,2 % av konsernets faste medarbeidere innvandrerbakgrunn. I Norge hadde 12,2 % av konsernets medarbeidere innvandrerbakgrunn, fordelt på mer enn 70 nasjonaliteter (GRI LA13) 3,3 % av alle konsernets ledere har innvandrerbakgrunn. I morselskapet er innvandrerandelen innenfor stab og ledelse i dag 4,49%.

    Konsernet har som mål at 15 % av virksomhetens medarbeidere i Norge skal ha innvandrerbakgrunn ved utgangen av 2015. For å øke mangfoldsandelen innenfor stillinger i stab og ledelse i Norge, er det etablert et særskilt mål om at 7,5 % av medarbeidere i disse stillingskategoriene har innvandrerbakgrunn ved utgangen av 2015.

    Rasismefri sone

    Posten har i samarbeid med Norsk Folkehjelp vært Rasismefri sone siden 2001. I 2011 ble avtalen utvidet til å gjelde hele konsernet. Avtalen innebærer at samtlige enheter skal synliggjøre og markere at virksomheten er rasismefri og at det er nulltoleranse for diskriminering. Konsernets varslingsinstitutt har ikke behandlet saker vedrørende diskriminering i 2012. Konsernets årlige organisasjonsundersøkelse har siden 2005 inneholdt påstanden “I min enhet forekommer det ikke diskriminering”. På en skala fra 1-7, der 7 er beste resultat, steg denne påstanden fra 6,1 i 2011 til 6,2 i 2012. (GRI HR 4)

    I 2012 ble det for andre gang utlyst midler til tiltak som fremmer mangfold og integrering, under kampanjen “Hos oss er forskjeller det normale”. Det ble tildelt midler til fem ulike tiltak.

    Tverrkulturell sykefraværsoppfølging

    I samarbeid med Nav ble det for andre år på rad gjennomført kurs i sykefraværsoppfølging i et tverrkulturelt perspektiv. Målet er å øke kompetansen hos ledere på gjennomføring av god sykefraværsoppfølging av medarbeidere med innvandrerbakgrunn.

    “Du gjør forskjellen”

    Det interne utviklingsprogrammet “Du gjør forskjellen” for medarbeidere med familiebakgrunn utenfor Norden ble videreført i 2012. Programmet retter seg spesielt mot driftsmedarbeidere som har en kompetanse de ikke får brukt i sin nåværende stilling. Det ble mottatt totalt 49 søknader (73 året før), hvorav fire medarbeidere ble plukket ut til å hospitere ett år i stillinger innenfor stab og ledelse.

    Eget mentorprogram

    I 2012 ble Postens eget mentorprogram for å fremme integrering blant arbeidsledige innvandrerkvinner, startet opp for andre gang. Programmet har til hensikt å bistå kvinnene med jobbsøking og gi kunnskaper om det norske arbeidslivet. Nav Alna og Nav Grünerløkka bistår i rekruttering av aktuelle og interesserte kandidater til programmet. Totalt er 10 kvinner i konsernet mentorer.

    Praksisplasser for innvandrerkvinner

    I løpet av 2012 er det opprettet åtte praksisplasser, opp fra fire i fjor, for innvandrerkvinner som ikke tidligere har vært i arbeid i Norge. Prosjektet er et samarbeid med NAV Grünerløkka, Nav Østensjø og Nav Alna som bidrar med kandidater.

    I 2013 vil mangfoldsarbeidet videreføres med alle tiltak som ble initiert i 2011 og gjennomført i 2012, med unntak av sykefraværsoppfølging i et tverrkulturelt perspektiv.

     

  • Tabell: Fast ansatte
      
     Konsernet
      Kvinner Menn Totalt Andel K % Andel M %
    Antall                                
    Toppledere 20 76 96 20,83% 79,17%
    Øvrige ledere 494 1093 1587 31,13% 68,87%
    Medarbeidere 7317 11646  18963 38,59% 61,41%
    Ansatte totalt 7831 12815 20646 37,93% 62,07%
               
       
    Konsernet i Norge
      Kvinner Menn Totalt Andel K % Andel M %
    Antall                                
    Toppledere 9 33 42 21,43 % 78,57 %
    Øvrige ledere 456 870 1326 34,39 % 65,61 %
    Medarbeidere 6274 8905  15179  41,33 % 58,67%
    Ansatte totalt 6739 9808 16547 40,73 % 59,27 %
               
  • Tabell: Andel ansatte med minoritetsbakgrunn

    I prosent

    Konsern    Konsernet i Norge
    20111 2012   2012 2011
     3,2% 3,3 % Ledere 3,6 %  3,3%
     11,1% 11,9 % Medarbeidere                  13,0 % 12,3%
     10,5% 11,2 % Totalt 12,2 % 11,7%


    1 2011 var første året for innsamling av denne typen data.