Innledning
Posten Norge AS’ (Posten) visjon er å bli Verdens mest fremtidsrettede post- og logistikkonsern. En slik visjon forutsetter blant annet god eierstyring og selskapsledelse. God eierstyring og selskapsledelse defineres av Posten som de mål og overordnede prinsipper konsernet styres og kontrolleres etter, samt de strukturer som regulerer samspillet mellom styrelsesorganene og de øvrige av selskapets interessegrupper. Prinsippene for eierstyring og selskapsledelse i Posten gjengis i dette dokument. Dokumentet vurderes årlig av konsernledelsen, selskapets styre og eier. Formålet med erklæringen er å bidra til at Postens omgivelser har tillit til selskapets styringssystem. Tillit er nødvendig for et godt omdømme og en konkurransedyktig verdiutvikling. Postens virksomhet er beskrevet i selskapets vedtekter. Posten styres etter det eksterne regelverk, herunder selskaps- og regnskapslovgivning, som virksomheten til enhver tid er underlagt. I tillegg har selskapet etablert interne retningslinjer med tilhørende styrende dokumentasjon. Postens erklæring om eierstyring og selskapsledelse følger den til enhver til gjeldende Norsk anbefaling for eierstyring og selskapsledelse, så langt denne passer.

 Denne erklæring er inndelt slik:

1.  Redegjørelse for eierstyring og selskapsledelse

2.  Virksomhet

3.  Selskapskapital og utbytte

4.  Generalforsamling

5. Valgkomité og bedriftsforsamling

6.  Styret

7.  Styrets arbeid

8.  Godtgjørelse til styret

9.  Godtgjørelse til ledende ansatte mv.

10.  Informasjon og kommunikasjon

11.  Revisor

1.  Redegjørelse for eierstyring og selskapsledelse
Posten følger Norsk anbefaling for eierstyring og selskapsledelse så langt denne passer.Fordi Staten er eneeier av Posten og aksjene i Posten ikke er gjenstand for regelmessig omsetning, er deler av anbefalingen ikke relevant, jf. særlig anbefalingens omtale av likebehandling av aksjeeiere og fri omsettelighet av aksjene. På enkelte andre områder er det nødvendig med tilpassede ordninger i forhold til anbefalingen, jf. omtalen av generalforsamling, valgkomité og bedriftsforsamling. Det redegjøres for selskapsstyringen i årsrapporten, og de punktene i Norsk anbefaling for eierstyring og selskapsledelse som ikke følges, blir forklart. Posten har vedtatt felles verdier, ledelsesprinsipper og etiske retningslinjer for konsernet. Postens verdier er redelighet, respekt, samhandling, åpenhet og mot. Verdiene er med på å bygge felles kultur og er en rettesnor for alle beslutninger. Postens ledelsesprinsipper forutsetter at lederne kjennetegnes ved at de: er synlige, er tydelige, tar og gir ansvar, samt utvikler og inspirerer medarbeiderne. I Postens ”Etiske Retningslinjer” er det nedfelt forretningsetiske prinsipper. Disse samsvarer med selskapets verdier, og beskriver utgangspunktet for hvordan Postens medarbeidere skal opptre overfor konkurrenter, kunder, leverandører og markedet for øvrig.

2. Virksomhet
Posten er et aksjeselskap som er heleid av Staten ved Samferdselsdepartementet.

Postens vedtekter § 3 angir følgende:

Posten Norge AS er et heleid statlig aksjeselskap som skal bidra til oppfyllelsen av formålet i postloven. Selskapets samfunnsoppdrag er å sikre et landsdekkende formidlingstilbud av postsendinger til rimelig pris og til god kvalitet. Samfunnsoppdraget er beskrevet i Postens konsesjon.

Selskapet skal på forretningsmessig grunnlag drive post- og logistikkvirksomhet, samt annen virksomhet som står i direkte sammenheng med dette. Virksomheten kan drives av selskapet selv, av heleide datterselskaper, eller gjennom andre selskaper det har eierandeler i eller samarbeider med.

Selskapet skal utføre oppgaver som pålegges selskapet gjennom lovgivning og konsesjon eller gjennom generalforsamlingsvedtak.”

Post- og teletilsynet fører tilsyn med at selskapet oppfyller konsesjonskravene.

3. Selskapskapital og utbytte
Regjeringen legger til grunn at utbyttepolitikken for Posten skal innebære forventet utbytte på 50 pst. av konsernoverskuddet etter skatt. Før det årlige utbyttet fastsettes, skal det foretas en selvstendig vurdering av konsernets økonomiske situasjon. Dette fremgår av St.prp. nr 1 (2009-2010).

4. Generalforsamling
Samferdselsministeren er selskapets generalforsamling.

5. Valgkomité og bedriftsforsamling
Posten har ikke valgkomité eller bedriftsforsamling. Eier utpekerstyremedlemmer. Det er etablert konsernordning for valg av ansattes representanter til styret i Posten. Dette innebærer at alle ansatte i den norske delen av konsernet er valgbare og har stemmerett. Fire styremedlemmer velges av og blant konsernets ansatte i Norge.

6. Styret
Styret skal i henhold til vedtektene bestå av fra syv til ti medlemmer. Valgperioden for styremedlemmer begrenses oppad til to år av gangen. Det tilstrebes at styret er sammensatt slik at det kan ivareta selskapets behov for kompetanse, kapasitet og mangfold, herunder at medlemmene har tid til å påta seg styrevervet, har relevant erfaring fra annet styrearbeid, samt at styrets sammensetning sikrer kontinuitet. For å ivareta styrets kontrolloppgaver skal styremedlemmene være uavhengige av virksomhetens administrasjon.

For å tilfredsstille kravet til uavhengighet gjelder følgende krav til det enkelte styremedlem:

• Et styremedlem må ikke ha vesentlige, personlige, forretningsmessige eller andre relasjoner til Posten eller Postens datterselskaper.
• Et styremedlem må ikke ha vært ansatt i selskapet/konsernet eller vært dets revisor de siste fem årene. Dette gjelder ikke for styremedlemmer valgt av og blant de ansatte.
• Et styremedlem må være uavhengig av konkurrenter og vesentlige forretningsforbindelser for selskapet.

7. Styrets arbeid

Styreinstruks og styrets egenevaluering
Det foreligger en styreinstruks for Posten. Den beskriver nærmere regler om styrets arbeid og saksbehandling innenfor rammene av gjeldende lovgivning, selskapets vedtekter og generalforsamlingens beslutninger. Styreinstruksen fastsetter at styret årlig gjennomgår sin arbeidsform og vurderer innholdet i styreinstruksen, samt selskapets prinsipper for eierstyring og selskapsledelse.

Styrets oppgaver
Medlemmene av styret er selskapets øverste tillitsmenn, og disse plikter å ivareta selskapsinteressen ved utøvelsen av sine verv. I dette ligger at de sørger for forsvarlig organisering av virksomheten, fastsetter planer og budsjetter og påser at virksomhet, regnskap og formuesforvaltning er gjenstand for betryggende kontroll. De fører også tilsyn med daglig ledelse og selskapets virksomhet for øvrig. Hovedoppgavene i styringen av selskapet er nærmere beskrevet i styreinstruksen for Posten. I styreinstruksen er det også gitt detaljerte retningslinjer for styrets saksbehandling, vedtaksførhet og flertallskrav, samt taushetsplikt. Det er etablert et kompensasjonsutvalg for å bidra til grundig og uavhengig behandling av blant annet saker som gjelder godtgjørelse til ledende ansatte. Kompensasjonsutvalget består av fire styremedlemmer og ledes av styreleder. Det er videre etablert et revisjonsutvalg, som skal sikre grundig og uavhengig behandling av saker som gjelder finansiell rapportering herunder intern kontroll overvåkning. Revisjonsutvalget består av to styremedlemmer. 

Fullmakter

Eksterne fullmakter
Det følger av selskapets vedtekter, samt firmaattest at de som har formell signaturrett på vegne av selskapet er styreleder og ett styremedlem i fellesskap. Prokura er gitt til konsernsjefen.

Interne fullmakter
Det er utarbeidet et overordnet fullmaktsdokument som beskriver de fullmakter som gjelder internt i selskapet. Dette dokument identifiserer beløpsgrenser for ulike operasjonelle forhold, samt hvilket nivå i organisasjonen som formelt må godkjenne den handling som er tenkt gjennomført og som vil påføre selskapet en forpliktelse.

Konsernsjefens ansvar og oppgaver
Konsernsjefen, som er daglig leder i Posten, står for den daglige ledelse av selskapets virksomhet og skal etter loven følge de retningslinjer og pålegg styret har gitt. Styrets instruks til konsernsjefen er inntatt som del av styreinstruksen i Posten.

Risikostyring og intern kontroll
Styret og konsernledelsen i selskapet sørger for at nødvendig kontroll gjøres med selskapets virksomhet. Dette gjøres bl. a. ved at følgende prosesser gjennomføres:

• Løpende intern kontroll vurderinger, ekstern revisjon, kvartalsvis strategisk gjennomgang, kvartalsvis forretningsmessig gjennomgang pr. divisjon
• Årlig vurdering av selskapets ledelsesressurser

Disse prosessene skal sikre at den operative virksomhet blir tilstrekkelig gjennomgått og kontrollert slik at det ansvaret styret og konsernledelsen har i henhold til gjeldende lovgivning, samt prinsippene for god eierstyring og selskapsledelse kan ivaretas. Det gjennomføres årlig en samlet risikovurdering for konsernet som vurderer konsernets strategiske, finansielle og operasjonelle risiko. Risikoanalysen legges frem for styret.

8.  Godtgjørelse til styret
Styrets godtgjørelse fastsettes årlig av generalforsamlingen. Godtgjørelsen fremkommer av note til årsregnskapet.

9.  Godtgjørelse til ledende ansatte mv.
Styret fastsetter retningslinjer for godtgjørelse til ledende ansatte. Retningslinjene legges frem for generalforsamlingen. Posten anser insentivordninger som viktige for å bidra til at ledelsen fokuserer på å øke verdiskapningen i selskapet over tid, i tråd med eiernes interesser. Det er på denne bakgrunn utarbeidet en egen bonusordning for enkeltpersoner i nøkkelstillinger i konsernet. Utbetalinger under ordningene forutsettes dekket over selskapets drift. Det er utarbeidet egne rutiner som innbærer at flere enn nærmeste leder er involvert i beslutninger rundt ansettelser, lønn og bonus. I slike saker skal den aktuelle beslutningstaker/leder innhente godkjennelse fra sin nærmeste overordnede.

10. Informasjon og kommunikasjon

Intern og ekstern kommunikasjon
Relevant og pålitelig intern og ekstern informasjon om alle vesentlige forhold, er avgjørende for hvordan selskapet fungerer og bedømmes av omverdenen. Dette er nærmere beskrevet i Postens Konsernpolicy Kommunikasjon.

Kommunikasjon mot eier
Styret skal i henhold til vedtektene § 10, forelegge saker av vesentlig samfunnsmessig eller prinsipiell betydning for samferdselsministeren, og skal skriftlig orientere om tiltak og resultater vedrørende selskapets samfunnsoppdrag og samfunnsansvar. Posten har videre en særskilt informasjonsplikt om konsernets virksomhet, og skal skriftlig orientereom de overordnede planer for konsernets virksomhet, herunder om den økonomiske utviklingen de siste år og vurderinger av den økonomiske utviklingen i planperioden. Eier benytter dokumentet som grunnlag for Regjeringens eiermelding til Stortinget annethvert år. Videre avholdes det kvartalsvise møter med Samferdselsdepartementet som eier, hvor følgende temaer gjennomgås:

• Resultat for siste periode mot budsjetter og prognoser, kvalitetsoppnåelse, andre aktuelle saker

Finansiell informasjon
Posten omfattes av aksjeloven og regnskapslovens krav til års- og kvartalsrapporter. Selskapet tilstreber å etterleve de regler, krav og standard for god informasjon som gjelder for børsnoterte selskaper i Norge, derunder bruk av regnskapsstandarder og god regnskapsskikk. Informasjonen gjøres tilgjengelig via Internett på norsk og engelsk. Detaljerte krav til innhold i og form på års- og kvartalsrapport følger av ovennevnte lover og regler og konsernets vedtatte regnskaps- og rapporteringsmanual.

Årsrapporten
Posten avgir sine årsberetninger i tråd med retningslinjer fra Oslo Børs, herunder en generell beskrivelse av selskapets syn på god eierstyring og selskapsledelse. De punktene i Norsk anbefaling for eierstyring og selskapsledelse som ikke følges, blir forklart.

11. Revisor
Posten har en uavhengig ekstern revisor valgt av generalforsamlingen etter innstilling fra styret. Revisor deltar på styremøtet som behandler årsregnskapet. I samme eller i særskilt møte redegjør revisor for revisjonen, sitt syn på konsernets regnskapsprinsipper, risikoområder, interne kontrollrutiner og konsernets regnskapsførsel. Redegjørelsen oppsummeres i et årlig nummerert brev til styret. I tillegg til lovbestemt revisjon benyttes revisoren til naturlige revisjonsrelaterte oppgaver. Styret orienterer generalforsamlingen om revisors godtgjørelse fordelt på revisjon og andre tjenester. Posten har som policy å benytte samme revisjonsfirma i alle konsernselskap.